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PDCA: Os 4 passos do ciclo virtuoso do sucesso

E se eu te disser que há 4 passos simples, que qualquer um pode seguir, que não exige nenhum investimento inicial e garante o sucesso do teu projeto ou da tua ideia, que dá para implementar em qualquer grupo de trabalho, e serve para basicamente qualquer coisa que você queira executar?


Alerta de spoiler: tá no título!


Essa ferramenta super básica, mas que funciona muito, é o PDCA, uma das ferramentas da Qualidade, pertencente à metodologia Lean Manufacturing do Sistema de Produção da Toyota - longa história. Cada letra representa uma palavra, um verbo em inglês, dos 4 passos para o sucesso de uma tarefa.


Quando seguimos à risca cada uma dessas etapas e nessa ordem, estamos no Ciclo PDCA, ou seja, uma sucessão de planejamento - execução - checagem - ação ininterrupta, até atingirmos o ponto ideal, a perfeição ou, como gostamos de chamar: "melhoria contínua", isto é, estar literalmente sempre buscando melhor de forma efetiva - e não ficar só na fala ou nas promessas.


Traduzindo para o português, a ordem das letrinhas mágicas aí ao lado seriam: Planejar, Executar, Checar (ou Verificar) e Agir (ou Ajustar).


Das quatro letrinhas, só o D (Do) que precisaria ser alterado, por questões de ortografia da nossa língua.

Esse "P.E.C.A" é elaboração minha para fins didáticos e facilidade de assimilação pra quem não manja do inglês, tá? Mas a ferramenta mundialmente utilizada em todo tipo de empresa que se preze é conhecida como PDCA.



Como funciona:




1) Plan: comece pelo planejamento do que você vai fazer. Eu realmente recomendo o uso das metas SMART e o 5W2H aqui para te ajudar a estruturar o plano de forma assertiva. Esse planejamento vai te economizar muito tempo, dinheiro e dor de cabeça. Vai por mim.


2) Do: Em seguida, execute o plano à risca, sem sentimentos. É aqui que você vai sentir a diferença entre aqueles que planejaram usando as metas SMART e o 5W2H e os que não. Se você fez a lição de casa direitinho, então, a execução do plano vai ser mamão com açúcar, com um pé nas costas, enfim.. você vai saber o que fazer, o que vai te evitar muita ansiedade. Vai por mim. Experiência própria.


3) Check: Depois de ter botado a mão na massa, é importante ver os resultados obtidos. É aqui que muita gente se perde, porque não faz isso.


Você precisa acompanhar os resultados dos seus métodos e estratégias, da forma que você escolheu atingir um objetivo para ver se tá funcionando e se você está conseguindo chegar lá, além de ver se os recursos estão sendo bem utilizados e bem aproveitados. Você pode evitar muitos problemas, gargalos, ralos financeiros, perda de tempo, atividades desnecessárias e outros problemas pequenos que causam grandes desastres nas empresas e na vida pessoal, se você fizer essa reflexão de vez em quando. Você pode descobrir que está jogando dinheiro fora com uma ação que não está sendo tão produtiva quanto você pensava, ou pior: jogando dinheiro fora com atividades e pessoas que não estão te dando retorno nenhum, se é que não estão dando prejuízo! Cuidado!


4) Act: Por fim, mas não menos importante, você pega todas as considerações sobre os resultados (se tá funcionando ou não; se dá pra melhorar aqui ou ali) e corrige o que identificou que está errado, implementa as mudanças que você viu que são necessárias, veja o que você pode aprender com isso - o que gera experiência do que funciona ou não -, e volta para o planejamento. Só que é apenas uma revisão do planejamento, caso as ações de correção do passo Check requeiram mudanças na sua forma de execução. Caso contrário, apenas dê uma revisadinha do planejamento por desencargo de consciência e siga já para a execução da nova ação corretiva ou melhoria.


PDCA e SCRUM

Você pode encontrar uma semelhança com as etapas da metodologia ágil, principalmente do SCRUM, que trabalha com planejamento, execução ou teste de um protótipo e verificação das falhas, o que precisa melhorar - que serão feitas no próximo sprint. Isso é porque o PDCA é iterativo, ou seja, trabalha com melhorias incrementais, isto é, você vai melhorando uma coisa ou um pouquinho a mais a cada rodada do ciclo. É muito comum na área da tecnologia e desenvolvimento de produtos, mas você pode aplicar na sua vida pessoal também e processos da sua empresa que dá super certo.


ORIGEM

Se você tiver com um tempinho, segura essa breve história do PDCA, só pra você saber de onde vem e pra onde vai.

Ele foi criado por Shewhart, mas ficou famosinho a partir de um dos gurus da Qualidade, Edward Deming, lá por volta dos anos 80, no Japão, com a JUSE - , que uniu vários estudiosos para ajudar a dar um UP na indústria japonesa, muito afeta pelas guerras em anos anteriores.


VARIAÇÕES

Tem outras versões dela, como OPDCA, que é o PDCA que já conhecemos, só que com um "O" de "Observar a situação atual" antes do "Planejar", para que você planeje levando em consideração em que pé que estão as coisas no momento para poder estabelecer para onde queremos que ela vá.


Também tem o PDSA, onde o "S" é de study, em inglês, estudar, que é o mesmo que Check, só que "estudar" enfatiza que envolve uma análise mais profunda dos resultados obtidos, procurar as causas-raiz do problema, etc.


Quer saber TUUUUDO sobre o PDCA? Então, leia aqui.


E aí? Que tal começar a colocar aquele projeto ou aquela meta para rodar de uma vez por todas?


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