Tudo sobre a Matriz SWOT ou FOFA + template/planilha grátis
Atualizado: 14 de dez. de 2022
O que é?
A matriz SWOT (ou FOFA) é uma matriz que analisa as principais forças (strenghs), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da tua ideia, seja ela de negócios ou não, além das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do ambiente onde você, tua ideia, projeto ou negócio está inserido, te dando uma visão muito mais ampla de tudo o que pode dar certo e o que pode dar errado com essa ideia, antes de colocar em prática - logo, entra na etapa do planejamento -, te poupando muita frustração e dor de cabeça depois.
Você pode usar para pesar os prós e contras de qualquer situação, desde uma estratégia de negócio, passando por uma decisão na vida profissional, uma mudança no teu método de estudos, enfim... qualquer coisa em que você precise tomar uma decisão e escolher a opção com o melhor custo benefício
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Forças
Forças são os pontos fortes, as coisas favoráveis, vantagens, prós, teus "super poderes", talentos natos, dons, coisas que você gosta de fazer, sabe fazer bem e é muito fera em fazer. Podem ser diferenciais teus, como algo em que você é muuuuuito bom ou boa em fazer, mais que a maioria das pessoas ao teu redor, como por exemplo, no meu caso, uma força minha é minha capacidade analítica e o fato de eu gostar de planejar, gerenciar etc. Quando eu vou ver, já estou planejando, planilhando, organizando um processo para realizar algum objetivo.
Oportunidades
As oportunidades normalmente nascem das tuas forças, ou seja, são alternativas, opções e situações que podem ocorrer - e coisas boas para você - por conta das forças que você tem. Uma pessoas que tem como ponto forte falar bem em público, pode ter oportunidades como se destacar em profissões e vagas de emprego que exijam isso, ou criar um próprio negócio na área de comunicação, como um narrador, locutor, orador, cerimonialista, jornalista, apresentador, contador de história etc.
Quando você mapeia as oportunidades que as tuas forças geram, você começa a ampliar a tua visão sobre os recursos que você tem e onde você pode ser bem, seja na vida pessoa, profissional e até nos negócios.
Além das forças, o próprio ambiente eu teu redor pode te dar ideias e insights de oportunidades - mas também ameaças - que você pode aproveitar, independente das tuas forças - assim, como as ameaças a enfrentar, mesmo você tendo um ponto forte específico muito bom.
Fraquezas
As fraquezas são para você, teu negócio, tua vida e tua carreira o mesmo que uma kriptonita para o Superman: te enfraquecem, não te permitem dar o teu melhor e ser bem-sucedido@. São os pontos fracos ou a melhorar, segundo o RH. São aquelas coisas em que você não é tão bom, ou não gosta de fazer, é difícil ou doloroso demais para você fazer -e, por isso, você procura evitar essa atividade ou atividades que exijam as competências e habilidades que estão em falta em você -. E você provavelmente já se ferrou alguma vez na vida por causa deste ponto fraco.
Exemplos de pontos fracos
dificuldade para falar em público
ser ruim de exatas (matemática, cálculos, números)
Eu já me ferrei em muitos processos seletivos por não ser muito boa com certos tipos de matemáticas. Tinha muita dificuldade para falar em público, então não conseguia vender, me apresentar, me impor. Felizmente, assim como dá para ficar melhor no que você já é bom, você pode melhorar o que não é tão bom assim.
Só toma cuidado para não gastar muito tempo, dinheiro e energia querendo melhorar algo que não é relevante para os teus objetivos. Foque em melhorar e adquirir as habilidades que te faltam para atingir algo que você quer e é relevante, mas não a ponto de querer se tornar o melhor nisso - você já é melhor em outra coisa, e é nela que você precisa focar para continuar sendo o melhor. No que você não é tão bom, você só se esforça para ser capaz de fazer o mínimo exigido. Por exemplo, se você é um(a) confeiteiro(a) maravilhos@, mas é muito ruim em vendas e quer melhorar, já que você não tem quem venda por você, você vai aprender o básico de vendas e ir praticando aos poucos, para que você tenha mais receita e possa investir em um vendedor o quanto antes. Mas nada de ficar se matando tentando ficar tão bom em vendas quando você é bom é confeitar.
Ameaças
Assim como as oportunidades podem surgir dos teus pontos fortes, as ameaças podem surgir dos teus pontos fracos.
Lembra que eu disse que você normalmente se ferra por conta desse ponto fraco? Então, vamos dizer que você
Mas o ambiente também pode gerar ameaças para os teus negócios, projetos pessoais e carreira, mesmo que você tenha pontos fortes incríveis - mas não fedem nem cheiram quando se trata de alguma ameaça do mercado, da economia, política e coisas desse tipo - que você não tem nenhum poder sobre, mas elas dão tapa na tua cara, você querendo ou não.
Junto com as fraquezas, as forças são os elementos internos ou controláveis, ou seja, você tem o poder de aumentar tuas forças e/ou diminuir as fraquezas ao realizar cursos, treinamentos e praticar para adquirir ou melhorar uma habilidade ou competência, como falar em público, escrever, vender etc., bem como de abandonar ou mudar hábitos ruins.
Por outro lado, as ameaças e oportunidades são coisas geradas pelo ambiente externo (o mercado, a economia, etc), coisas que você não pode controlar ou influenciar - não como indivíduo sozinho, pelo menos -, e você só leva na cara. Exemplo: você sozinh@ não tem como influenciar no preço dos alimentos, mas a alta nos preços vai afetar o preço final dos teus produtos, se você empreende no ramo de alimentação; vai exigir mais da tua renda, como o teu salário, se você é funcionário de uma empresa, o que vai afetar na tua vida financeira pessoal.
Na imagem abaixo, eu deixei um resumo bem prático de como você pode identificar cada uma facilmente.
Importante:
Um ponto fraco pode ser um ponto forte em outra perspectiva.
Exemplo: aquela pessoa que você acha que é "pessimista", que joga areia no projeto dos outros, crítico, chato, detalhista tem tudo para ser um(a) grande economista, estrategista, planejador de longo prazo por ter essa capacidade de ver o que pode dar errado - e se tiver de bônus a capacidade de criar planos de contingência para cada uma dessas catástrofes que ele(a) consegue imaginar, tanto melhor! Eu falo por experiência própria, tá!
Uma pessoa que fala bem e é extrovertida seria um ótimo apresentador, vendedor ou qualquer coisa que envolva falar e persuadir os outros. Porém, isso que é um trunfo na área comercial pode ser a derrota dessa mesma pessoa se ela for parar numa área mais analítica, que envolve pensar, calcular, planejar e projetar, logo, silêncio e um pouco de isolamento social para pensar melhor e produzir mais. O contrário também é verdadeiro.
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Quando fazer uma análise SWOT ou FOFA?
O melhor momento para fazer alguma coisa, principalmente planejar alguma coisa, sempre será o agora.
Eu gosto de me debruçar e fazer uma análise SWOT ou FOFA antes de tomar decisões ou, quando tenho muitas ideias, antes de focar em uma ou outra, ou seja, antes de tomar qualquer decisão sobre qual será a minha alternativa escolhida para fazer alguma coisa, desde a coisa mais boba até a mais complexa, seja para a minha empresa, minha vida pessoal, acadêmica, etc.
Onde aplicar a análise SWOT ou FOFA?
A abrangência da SWOT - assim como da maioria das ferramentas de gestão - é quase ilimitada, ou seja, você pode aplicar em praticamente qualquer situação que tenha opções para escolher. Seja para definir o tema de um trabalho em grupo, a escolha de um novo software de gestão para a empresa ou para o departamento, a decisão de contratação de um novo membro para a equipe, decidir o teu cardápio semanal conforme teus objetivos fitness e até a decisão sobre qual estratégia de marketing eu vou utilizar para melhorar minhas vendas, e por aí vai.
Você também deve fazer a #análise do ambiente, principalmente em relação às oportunidades e ameaças que o teu entorno pode trazer independente das tuas forças e fraquezas. Você deve considerar na tua análise, as últimas notícias sobre a tua quebrada e outras informações e acontecimentos que você não pode controlar para enriquecer a análise da viabilidade. Por exemplo, você pode ser um ótimo vendedor de carros, mas percebe que o público da tua localidade tem mudado os hábitos para a preferência pelo aluguel de carros ou utilização de transportes de energia limpa, como bicicleta ou patinetes elétricos. A tua maior força aqui não vale de nada, já que lá fora - onde você não tem como controlar - está te mostrando uma tendência que pode - e vai - atrapalhar teus ganhos como vendedor(a) de carros (profissional), ou para os donos de uma concessionária, oficinas e postos de gasolina (negócios), por exemplo.
Benefícios da análise SWOT ou FOFA
Apesar dessa ferramenta ser do universo da gestão de negócios e planejamento estratégico, ela pode muito bem ser utilizada para vários outros âmbitos da vida e ser uma grande ajuda para os mais indecisos fazerem escolhas melhores, mais sábias e com melhor custo-benefício, como na vida profissional e pessoal, um projeto pessoal, uma ideia etc. Tudo o que você precisa fazer é pegar este modelo de FOFA ou SWOT abaixo, baixar (e imprimir, se quiser), listar tudo de bom que uma situação tem, suas oportunidades, tudo de ruim e as coisas que podem dar errado e serem ruins para essa situação desejada, inclusive por conta dessas fraquezas.
Vou dar alguns exemplos simples na prática para você entender
Exemplo de como usar a SWOT ou FOFA nos Negócios
Eu mencionei antes que uso a SWOT para tomar decisões de marketing e vendas para negócios, né? Então, vamos usar isso como exemplo.
Exemplo como usar SWOT na área Profissional
Digamos que atualmente você está trabalhando em uma empresa e está pensando em mudar de empresa, ou cargo ou profissão ou até mesmo sair do trabalho e abrir o próprio negócio na área. Digamos que você seja um(a) professor de qualquer coisa - inglês, por exemplo -, e trabalha numa escola de idiomas, por exemplo, e quer montar a própria escola.
Forças:
Tua experiência na área, conhecimento, currículo formação, atualização, ter vários alunos, postar coisas como dicas nas redes sociais, ter um blog ou canal do youtube etc
Oportunidades:
usar as redes sociais para atrair alunos, usar um modelo de negócios digital para reduzir custos, tua ampla rede de contatos que podem se tornar clientes; usar teu currículo e experiência para se destacar de outros professores online com menos experiência e formação, etc
Fraquezas:
dificuldade com o mundo digital, dificuldade em planejamento e gestão - problema nacional, onde o empreendedor esquece que além de produzir e vender, precisa gerenciar
Ameaças: mercado saturado no mundo digital e físico também, pode quebrar se não gerenciar bem
Estratégia para aproveitar as forças e oportunidades
criar um modelo de negócios online que priorize a automação, para que você foque mais em fazer o que você faz de melhor (tuas forças) e deixe as fraquezas a cargo de especialistas ou softwares criados para lidar com gestão e controle, por exemplo.
Estratégias para diminuir as fraquezas e ameaças
antes de começar o negócio, fazer um estudo de viabilidade {ideia: fazer sessão de análise de viabilidade de negócio}, e se for viável, coaching em planejamento estratégico completo antes de começar, para deixar tudo pronto de como fazer para conseguir gerenciar e produzir para não quebrar; plano de marketing customizado focado no público alvo para aparecer apenas para o público mais propenso a fechar negócio com você.
Você pode colocar todas as informações em uma planilha como esta Para mais exemplos, agende já uma sessão de SWOT e tenha uma análise completa + estratégia para aproveitar as oportunidades e evitar ou amenizar as ameaças + plano de ação customizado para você tomar as melhores decisões
Exemplo de como usar SWOT nos negócios
Se você é MEI, Microempresa EIRELI, EI - Empresário Individual ou qualquer coisa que envolva negócios e porte micro a pequeno, seja você um profissional liberal, autônomo, artista etc, a SWOT é para você também.
Exemplo de como usar SWOT na vida acadêmica
Exemplo de como usar a SWOT na vida pessoal
Eu mencionei antes que uso a SWOT até para escolher o meu cardápio semanal considerando meus objetivos fitness.
Se eu quero secar mais para pegar uma praia no fim de semana, vou optar por alimentos que ajudem nesse objetivo, e a FOFA ajudará a decidir o que comprar, o que cozinhar, as quantidades, a ordem, os pratos etc., porque o foco será em escolher os alimentos que tenham mais pontos fortes e gerem mais oportunidades de atingir esse objetivo -,
Colocar aqui o print da tabela SWOT
Estratégias para aproveitar as forças e oportunidades Estratégias para diminuir as fraquezas e ameaças
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Quem deve fazer a SWOT?
A essa altura do post, você já deve imaginar que é você mesm@ que deve realizar essa análise. Mas ela não se limita ao tomador de decisão, não - você pode chamar tua equipe, time, família, grupo etc. e realizar essa análise juntos, como um brainstorming só que de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças ao objetivo de vocês.
Por que eu deveria fazer uma análise SWOT?
Se você é empresário(a), sabe - ou deveria saber - essa resposta na ponta da língua, mesmo e talvez principalmente se você é MEI, ou um empreendedor cujo negócio é de micro a pequeno. Mas os benefícios da análise SWOT também se estendem à vida pessoal, profissional e acadêmica, como já mencionei antes. Os principais são:
ajuda a tomar decisões melhores, mais inteligentes
ajuda a escolher alternativas mais seguras
aumenta a visão sobre o ambiente e os recursos disponíveis e necessários
maior clareza sobre as opções
E claro: mais importante do que pensar sobre isso é agir sobre isso. Os benefícios da SWOT não serão aplicados se você apenas anotar ou planilhar os forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do projeto, ambiente, negócio, ideia etc., e listar algumas ideias de estratégias para aproveitar o que é bom e minimizar o que é ruim - você precisa colocar as estratégias em ação!
Por isso, quando eu atendo um cliente nas sessões de análise SWOT, eu sempre gosto de finalizar com um plano de ação prático para cada estratégia levantada por nós, e acompanhar regularmente o andamento da execução das estratégias, para que o cliente realmente atinja os objetivos desejados e trazidos até mim - ou eu seria uma péssima coach, né.
Como fazer uma análise SWOT ou FOFA?
No papel ou planilha, mas também pode baixar este template grátis de planilha, assim, você consegue salvar automaticamente as mudanças que faz, compartilha com a equipe - que também pode colaborar com novas informações úteis na hora de tomar as decisões -, cria uma cópia para cada objeto de análise diferente e ainda carrega essa arma super poderosa para onde for, para editar no computador, tablet, smartphone etc.
Assista o tutorial para aprender como fazer uma análise SWOT ou análise FOFA no Excel com o meu template grátis para download. Caso não consiga ver, clique aqui
A ESTRATÉGIA MAIS EFICIENTE É
Utilizando esta planilha ou este modelo pdf para imprimir, eu faço um brainstorming ou chuva de ideias e vou anotando em cada coluna respectiva todas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que me ocorrem sobre o objetivo em questão (eu gosto de usar a ordem FOFA, que é mais intuitiva entre forças e suas oportunidades x fraquezas e suas ameaças, mas você pode usar o SWOT - forças, fraqueza, oportunidade e ameaça).
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