Plano de Ação Infalível descomplicado: agora vai! |5w2h e variações pra tirar os planos do papel
Atualizado: 3 de mai. de 2022
"Tirar os planos do papel" é um frase bem comum e remete a parar de pensar e começar a agir.
Isso é lindo, mas entre o plano na tua cabeça e o plano em ação é necessário um plano em si, objetivo e com ações detalhadas, com prazos e de preferência por escrito, - sim, por escrito -, para que você registre na sua mente e tenha uma colinha, caso se perca um pouco no meio do caminho.
Pra tua sorte, existe uma ferramenta muito comum no ramo dos projetos, que é o 5w2h (e outras variações), que são 5 tag questions (perguntas) com a incial W, e duas com H, em inglês, conforme a imagem abaixo, que te ajudam a estruturar as principais variáveis de um plano de ação de forma simples, intuitiva, visual e prática. Ela é muito boa também para ser utilizada em equipes, porque aí cada um vai ter certeza do que fazer, do que o outro faz e gera aquela pressãozinha pra fazer as coisas, porque todo mundo tá olhando, sabe? É conhecida como efeito Hawthorne, assunto pra outro post.
Fonte: Treasy
Seria a clássica frase de quem tá perdido ou caiu de paraquedas no meio de assunto: "o que? quando? onde?" etc.
É muito simples de usar e até um papel e caneta ou uma planilha simples já são que suficientes para você começar a estruturar o teu plano de ação detalhado, infalível. Basta colocar as perguntas da Matriz de um lado e as respostas às respectivas perguntas do outro.
Talvez você perceba que o motivo pelo qual teus planos não têm saído do papel é porque você não os colocou no papel para começo de conversa.
No exemplo acima, você pode notar que eu coloquei letras palavras a mais (Quantidade e Ganhos), que não aparecem na ferramenta original. É porque além desses, existem algumas versões da ferramenta que incluem ou mais Ws ou mais Hs, como é o caso do 6w2h, onde há um W a mais, que seria o Wins (ganhos), que seriam os benefícios esperados com a entrega dessa atividade. O mesmo que o R de Relevant (Relevante), nas metas SMART, logo, redundante. Também tem o 5W3H, que adiciona um H a mais, que é o How Many (Quantos), que eu colocaria no Specific da Meta Smart, mas entendo que há metas que precisam de mais detalhamento mesmo.
Um exemplo clássico de 5w2h, que acho que todos vão poder associar facilmente, são os "planos infalíveis" do Cebolinha, da Turma da Mônica.
Se você conhece, deve lembrar dos "planos infalíveis" dele para pegar o coelinho azul da Mônica, o Sansão e "dominar a 'lua'" (lembra que o Cebolinha troca o R pelo L?). Se você leu pelo menos um gibi ou viu um desenho deles, sabe que os planos do Cebolinhas acabam dando errado, mas perceba que o plano continha todos - ou pelos a maioria - dos tags words do 5w2h: o objetivo, o momento e o local da ação, o papel de cada um, o motivo, etc.
Para uma execução efetiva e bem sucedida, antes do plano de ação, é preciso planejar, olhar cenários, ambientes internos e externos, para poder definir as Metas SMART, e aí sim, estraturar um 5W2H para cada meta, sem esquecer do ciclo PDCA, para verifcar se a realidade está conforme a expectativa, e se não, corrigir para que fique.
Assim, no fim desse planejamento prático, você vai ter uma quem vai fazer o que, em qual momento, por quanto tempo, por tais motivos, para obter tais benefícios, com custo x, etc..
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What (o que farei?)
O que será feito? Qual a tarefa. Seja específico, como o S de Specific da Meta SMART.
Where (onde farei)
O local onde a coisa será feita: qual cidade, qual departamento, em qual cômodo na casa ou até parte do corpo.
When (quando farei)
Dimensão do tempo: a data e hora de início e fim, duração (seria o how long, que não tá na lista, mas você pode incluir, dependendo da tarefa. Quanto mais específica e detalhada, mais chance de sucesso.
Who (quem fará)
Quem vai botar a mão na massa? Você mesmx, para um projeto pessoal? E numa equipe, quem vai fazer o quê? Atribua responsáveis por cada tarefa do projeto ou trabalho em grupo para que você possa cobrar resultados correspondentes às tarefas de cada um, e não querer cobrar produção de ovo a uma vaca.
Why (por que fará)
Eu gosto de começar com o por que, o motivo, a razão ou circunstância, como diria o prof. Girafales. Qual o motivo, motivação, necessidade de realizar essa tarefa?
Wins (Ganhos)
Aqui, tem relação com o Why. Normalmente, quando decidimos fazer alguma coisa, -seja emagrecer, ganhar massa, fazer um curso, mudar algum hábito-, essa mudança é motivada por uma perspectiva de ganho ou benefício como recompensa pelo esforço. Isso tem muita relação com o R de Relevante da meta SMART, porque te faz pensar nas coisas que são realmente importantes, logo, dignas do teu tempo, esforço, investimento de recursos, etc.
Assim, antes de começar a detalhar suas estratégias de conquista, reflita um pouco no que você vai ganhar se conseguir realizar essa atividade. Muitas coisas serão deixadas para lá, não porque você desistiu, mas porque suas prioridades no momento são outras. Isso muda o jogo.
How (como farei)
Aqui você vai detalhar o passo a passo, o tutorial, o método, as etapas, em qual ordem que cada coisa deve ser feita. Exemplos fitness: correr 30 minutos por dia, de segunda à sexta, por 8 semanas seguidas. É uma prescrição objetiva e clara, que não tem como você procrastinar dizendo que a tarefa é muito ampla e ambígua. É o que vai ditar o sucesso ou fracasso da sua empreitada, porque uma ideia boa, um plano bom e um método ruim são tão fadados ao fracasso quanto uma ideia e planos ruins, mas com um método bom.
How Measure (como medir)
"Quem não mede, não gerencia" - Edwards Deming,
guru da qualidade nos anos 70, que foi grande responsável por ajudar a reerguer o Japão, após a guerra. Você precisa ter um controle do desempenho da tarefa, um checklist, algo que você possa acompanhar para ver se tá batendo a meta ou se tá saindo dos trilhos - e tomar providências para voltar. Além de "quem não mede, não gerencia", quem não gerencia, não controla (frase minha). E eu tenho certeza que muitos aspectos da tua vida pessoal, profissional e/ou nos negócios está um caos por isso. Tô errada? Deixa nos comentários.
How many (quantos farei)
Na minha opinião, para a maior parte das atividades e estratégias táticas esse item pode ou não ser necessário, ou ser incluso no "How", como no exemplo fitness, de correr por 30 minutos, de segunda à sexta (5 vezes por semana), por 8 semanas.
Em todo caso, incluir números esperados de coisas feitas, de meta batida por dia de execução ajuda muito na hora de medir - o "how measure", para poder gerenciar e ver se tá batendo ou não a meta, para poder controlar o rumo da estratégia.
Exemplo: terminar o dia com X tarefas ticadas. Números sempre foram bons parâmetros para alinhamento estratégico.
How much (quanto custa)
Por último, mas não menos importante, temos o limitador, a restrição número 1: dinheiro. Ir à Lua, ter um bom plano e um método é ótimo, mas você tem a grana necessária para isso?
Muitos planejamentos falham - e empresas quebram - por não estimar corretamente os custos no começo do rolê. E aqui não estou falando apenas de custo financeiro, mas também de custo de energia emocional, tempo, o que você vai ter de sacrificar para atingir essa meta?
Ainda no exemplo fitness acima, atingir essa meta iria custa tirar 30 minutos por 5 dias da semana (150 minutos por semana), que eu poderia fazer outra coisa; o valor da academia ou personal, suplementos, equipamentos, etc.
Outro exemplo seria um pessoa que vai estudar para um concurso público e vai tirar 2h por dia para estudar. Essa pessoa vai sacrificar tempo livre, tempo com a família, deixar de fazer outras coisas para estudar. Se for uma atividade chata, longa, demorada ou que você vai passar por situações indelicadas, você precisa levar isso em conta também, afinal, se você começar e parar no meio, tudo o que já foi investido terá sido em vão, e você jogou horas de tempo livre, tempo com pessoas amadas, outras atividades, etc.. e o tempo é a moeda da vida (não sei a autoria da frase), e ao contrário do dinheiro que você vai perder se desistir, você não pode recuperá-lo: se você perde 1 real, você pode reaver esse real ou ganhar outro depois. Os prováveis 3 minutos que você investiu lendo esse artigo até agora, não.
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