"Tirar os planos do papel" é um frase bem comum e remete a parar de pensar e começar a agir.
Isso é lindo, mas entre o plano na tua cabeça e o plano em ação é necessário um plano em si, objetivo e com ações detalhadas, com prazos e de preferência por escrito, - sim, por escrito -, para que você registre na sua mente e tenha uma colinha, caso se perca um pouco no meio do caminho.
Pra tua sorte, existe uma ferramenta muito comum no ramo dos projetos, que é o 5w2h (e outras variações), que são 5 tag questions (perguntas) com a incial W, e duas com H, em inglês, conforme a imagem abaixo, que te ajudam a estruturar as principais variáveis de um plano de ação de forma simples, intuitiva, visual e prática. Ela é muito boa também para ser utilizada em equipes, porque aí cada um vai ter certeza do que fazer, do que o outro faz e gera aquela pressãozinha pra fazer as coisas, porque todo mundo tá olhando, sabe? É conhecida como efeito Hawthorne, assunto pra outro post.
Fonte: Treasy
Seria a clássica frase de quem tá perdido ou caiu de paraquedas no meio de assunto: "o que? quando? onde?" etc.
É muito simples de usar e até um papel e caneta ou uma planilha simples já são que suficientes para você começar a estruturar o teu plano de ação detalhado, infalível. Basta colocar as perguntas da Matriz de um lado e as respostas às respectivas perguntas do outro.
Talvez você perceba que o motivo pelo qual teus planos não têm saído do papel é porque você não os colocou no papel para começo de conversa.
No exemplo acima, você pode notar que eu coloquei letras palavras a mais (Quantidade e Ganhos), que não aparecem na ferramenta original. É porque além desses, existem algumas versões da ferramenta que incluem ou mais Ws ou mais Hs, como é o caso do 6w2h, onde há um W a mais, que seria o Wins (ganhos), que seriam os benefícios esperados com a entrega dessa atividade. O mesmo que o R de Relevant (Relevante), nas metas SMART, logo, redundante. Também tem o 5W3H, que adiciona um H a mais, que é o How Many (Quantos), que eu colocaria no Specific da Meta Smart, mas entendo que há metas que precisam de mais detalhamento mesmo.
Um exemplo clássico de 5w2h, que acho que todos vão poder associar facilmente, são os "planos infalíveis" do Cebolinha, da Turma da Mônica.
Se você conhece, deve lembrar dos "planos infalíveis" dele para pegar o coelinho azul da Mônica, o Sansão e "dominar a 'lua'" (lembra que o Cebolinha troca o R pelo L?). Se você leu pelo menos um gibi ou viu um desenho deles, sabe que os planos do Cebolinhas acabam dando errado, mas perceba que o plano continha todos - ou pelos a maioria - dos tags words do 5w2h: o objetivo, o momento e o local da ação, o papel de cada um, o motivo, etc.
Para uma execução efetiva e bem sucedida, antes do plano de ação, é preciso planejar, olhar cenários, ambientes internos e externos, para poder definir as Metas SMART, e aí sim, estraturar um 5W2H para cada meta, sem esquecer do ciclo PDCA, para verifcar se a realidade está conforme a expectativa, e se não, corrigir para que fique.
Assim, no fim desse planejamento prático, você vai ter uma quem vai fazer o que, em qual momento, por quanto tempo, por tais motivos, para obter tais benefícios, com custo x, etc..
What (o que farei?)
O que será feito? Qual a tarefa. Seja específico, como o S de Specific da Meta SMART.
Where (onde farei)
When (quando farei)
Who (quem fará)
Why (por que fará)
Wins (Ganhos)
How (como farei)
How Measure (como medir)
How many (quantos farei)
How much (quanto custa)
Parece muita coisa, né? Mas calma, eu te ajudo!
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