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Como priorizar tarefas do jeito certo? | + planilha grátis

Tão importante quanto saber "o que" fazer e "como", é saber em qual ordem fazer.

Se você leu meus outros post sobre Metas SMART, 5w2h e PDCA, baixou as planilhas grátis, usou e botou a teoria em prática para criar um planejamento de execução primoroso, pode ser que você tenha estagnado em algum patamar: a sequência.


Ok, eu entendo.. também senti isso: a falta de uma mapa me dizendo de onde partir, de onde começar do ponto A, e qual a sequência de passos para dar até chegar ao ponto B de forma mais prática.


MATRIZ GUT

No mundo dos negócios existe uma matriz chamada GUT - Gravidade, Urgência e Tendência.


A Gravidade é o grau de merda que vai dar, o impacto ou consequência (normalmente ruim) que você pode ou vai ter na sua vida pessoal, resultados, entregas, etc.. se NÃO fizer a tarefa. A Urgência é quanto tempo disponível você tem para realizar a tarefa, para que a gravidade que você disse que pode ocorrer não ocorra de fato. Quanto mais curto o prazo da entrega, mais urgente.

E a tendência é o quão rápido a situação vai piorar ou a gravidade vai ocorrer, se você não fizer essa tarefa logo, dentro da urgência estipulada.


Para cada uma dessa três letrinhas - que representam um grau ou peso a ser multiplicado pelas outras duas, formando um valor final -, há um fator, uma nota de 1 a 5, onde 1 é muito baixo e 5, muito alto, conforme a imagem abaixo:


Fonte: econsult


Aí, é só você dar uma nota para a Gravidade dessa tarefa, uma para a urgência e uma para a tendência.


Vamos usar um exemplo clássico: trabalho para entregar (seja na escola, faculdade ou no trabalho).



Gravidade: o tamanho da merda que vai dar se não fizer

Primeiro, vamos pensar na importância dessa atividade. No caso da escola ou faculdade, se você não fizer, ficará com zero, pode pegar uma recuperação por não fechar as notas, uma DP, perder uma bolsa de estudos, etc.. Cada caso é um caso, mas todas essas consequências terão extremo impacto na sua vida, seja na financeira, caso perca a bolsa ou repita o ano e tenha de pagar mais um ano ou semestre; você pode perder oportunidades que dependam da conclusão desse curso ou entrega desse projeto, perder o emprego ou classificação para uma promoção, etc.. E tudo isso vai impactar alto e diretamente na sua vida pessoal, finanças, saúde, profissional, etc.. Ou seja, a merda vai ser muuuito grande, então, essa tarefa tem uma gravidade extrema (nota 5).

Urgência: dá pra esperar ou não?

Tendência: em quanto tempo vai dar ruim, se não fizer?


No fim, temos o valor 100, porque 5*4*5= 100. Dá pra colocar como porcentagem também. Nesse caso, você precisa dividir o valor da fórmula GUT pelo total máximo, que seria 125 (5*5*5= 125, que seria uma gravidade extrema, necessária ação imediata e vai piorar rapidamente). No caso, 100/125 = 0,8 ou 80% de prioridade. É só repetir a dose com as outras tarefas, e depois filtrar os resultados do maior para ou menor. Conforme o vídeo abaixo:



Mas, você pode querer uma coisa mais completa, onde você lista as tarefas e pode registrar os motivos da gravidade, urgência e tendência de cada uma, até para você lembrar depois, ou poder delegar para outras pessoas, caso esteja trabalho em grupo, seja na escola, faculdade, projeto ou no trabalho.


E foi pensando nessa dificuldade - que eu também tinha -, eu desenvolvi com muuuuuito carinho essa planilha, onde, além de listar as tarefas, ela te diz se essa atividade é urgente ou não, e se sim, o quão urgente. Assim, é só filtrar as prioridades da maior porcentagem para a menor, e botar a mão na massa, limando todas as tarefas urgente e importantes primeiro, sem drama, sem ansiedade, sem aquela dúvida "será que eu tô fazendo na ordem certa"?


Aqui tem um tutorial rapidinho - porém completo - dela (que você vê nas instruções de uso, que você recebe no link de acesso). Dá uma olhadinha em como ela funciona:

Eu sei que sou suspeita para falar, mas depois que comecei a utilizá-la, para testar a usabilidade dela, minha ansiedade e desespero por ter muita coisa pra fazer e não saber ao certo qual era a prioridade, mesmo com aplicativos de gestão de tarefas como o Tick Tick, que tem essa matriz Einsenhower, mas ainda sim, eu ficava perdida nas prioridades, e acabava sem produzir muito.


 

Agora, se mesmo com essa planilha, você sente que ainda precisa de ajuda, tem dúvidas ou dificuldades em planejar, executar, avaliar, criar e seguir estratégias para atingir teus objetivos, conheça meu serviço de coaching e consultoria para produtividade pessoal e profissional e para microempreendedores, - que são os que mais precisam de uma boa gestão do tempo para dar conta de todas as atividades da empresa, da casa e da vida-.




 

BIBLIOGRAFIA BÁSICA DO POST

Você também pode ler o livro A única Coisa, para te ajudar a entender a importância dessa tarefa na planilha, e te ajudar a não procrastiná-la.


E o "Comece pelo por que", para entender mais a fundo o motivo de ser tão importante registrar as razões da gravidade, urgência e tendência na planilha,e como isso muda sua perspectiva de quais tarefas são realmente as mais importantes.


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